Tupoksi

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kab. Merangin

Lampiran II : Peraturan Bupati Merangin

Nomor : 38 Tahun 2016

Tanggal :   21 November 2016

Tentang : Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Daerah.

 

 

 

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

  1. Tugas Pokok dan Fungsi

 

  1. Kepala Dinas

 

  1. Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan Urusan Pemerintahan di Bidang Kearsipan dan Perpustakaan dan tugas pembantuan.

 

  1. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Pada angka (1), Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan menyelenggarakan fungsi :

 

  1. Perumusan kebijakan urusan Pemerintahan Bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  2. Perumusan  Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJMD) Kabupaten menjadi Rencana Strategis (RENSTRA) Dinas;
  3. Pengkoordinasian dan Pengarahan serta Pembinaan Pelaksanaan Program kegiatan di Bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  4. Penyelenggaraan Pelaksanaan Program kegiatan di Bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  5. Pengevaluasian Pelaksanaan Program kegiatan Bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  6. Pelaksanaan Tugas Pembantuan di Bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  7. Pelaporan dan  Pertanggungjawaban Pelaksanaan Program Kegiatan di Bidang Kearsipan dan Perpustakaan; dan
  8. Pelaksanaan  tugas lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan Bidang tugas dan fungsinya.

 

  1. Sekretaris.
    1. Sekretaris mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam  mengkoordinasikan perumusan program kerja, keuangan dan Pelaporan serta menyelenggarakan urusan adminstrasi umum, perkantoran dan kehumasan, kepegawaian serta analisis jabatan.
    2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada angka (1), Sekretaris mempunyai fungsi :
    3. a. Pengkoordinasian perencanaan Program kegiatan Dinas, dan pelaksanaan program kerja dinas;
  2. Pengkoordinasian Penyiapan Standar Operasional Prosedur (SOP) kerja Dinas;
  3. Pengoordinasian pelaksanaan analisis jabatan, analisis beban kerja dan standar kompetensi jabatan dinas;
  4. Pengelolaan Administrasi Umum dan Perkantoran meliputi ketatausahaan, ketatalaksanaan, kepegawaian, kepustakaan,  kearsipan, penyediaan sarana dan prasarana kerja serta rumah tangga dinas;
  5. Pelaksanaan Pembinaan pola hubungan kerja, baik internal maupun lintas dinas;
  6. Pelaksanaan kegiatan kehumasan dan keprotokolan serta pengelolaan data dan informasi dinas;
  7. Pelaksanaan penatausahaan keuangan dinas;
  8. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan program kerja dinas; dan
  9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

    1. Sub Bagian  Umum dan kepegawaian

 

  1. Sub Bagian  Umum dan kepegawaian mempunyai tugas membantu sekretaris melaksanakan urusan administrasi umum, perkantoran serta kehumasan, menyelenggrakan urusan administrasi kepegawaian, analisis jabatan serta pengusulan pendidikan dan pelatihan pegawai.

 

  1. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud angka 1),  Sub Bagian  Umum dan kepegawaian mempunyai fungsi :
  1. Menghimpun dan penelaahan peraturan perundang-undangan, petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaan dan pedoman/ketentuan lain berkaitan dengan Bidang umum, Kepegawaian;
  2. Pengkoordinasian dan menghimpun Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) kerja Dinas;
  3. Pengkoordinasian pelaksanaan Analisis Jabatan Beban Kerja dan Standar Kompetensi pegawai Dinas;
  4. Penyusunan rencana program dan kegiatan serta pelaksanaan pada Sub Bagian  umum dan Kepegawaian;
  5. Penyusunan rencana kebutuhan dan pelaksanaan pengadaan serta pemeliharaan sarana dan prasarana kerja;
  6. Pembagian tugas, pemberian, petunjuk serta pengevaluasian hasil kerja bawahan dalam pelaksanaan tugas;
  7. Pelaksanaan adminstrasi Umum, Kepegawaian dan Peningkatan SDM meliputi ketatausahaan, ketatalaksanaan, kepustakaan,  kearsipan, dan penyusunan database pegawai Dinas;
  8. Pelaksanaan inventarisasi, pendistribusian, penyimpanan, perawatan dan usulan penghapusan sarana dan prasarana kerja;
  9. Pelaksanaan kegiatan kehumasan dan keprotokolan serta pelayanan penerimaan tamu dinas;
  10. Penatausahaan Aset Satuan Kerja Perangkat Daerah;
  11. Pelaksanaan pengurusan perjalanan dinas, kebersihan kantor, keamanan kantor serta pelayanan kerumahtanggaan lainnya
  12. Pelaksanaan fasilitasi pembinaan pegawai dan administrasi kepegawaian Dinas;
  13. Pelaksanaan pengusulan pendidikan dan pelatihan pegawai;
  14. Pelaporan pelaksanaan program dan kegiatan serta realisasi anggaran Subbagian umum dan Kepegawaian; dan
  15. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
    1. Subbagian Program dan Keuangan

 

  1. Subbagian Program dan Keuangan mempunyai tugas membantu Sekretaris dalam Pengkoordinasian penyusunan rencana program dan kegiatan, penyusunan standar pelayanan, penghimpunan data-data, penatausahaan keuangan, pengurusan gaji serta penyusunan Pelaporan.

 

  1. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam angka 1), Subbagian Program dan Keuangan mempunyai fungsi :
  1. Menghimpunan dan penelaahan peraturan perundang-undangan, petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaan dan pedoman/ketentuan lain berkaitan dengan Bidang program dan keuangan;
  2. Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) kerja Pada Subbagian Program dan Keuangan;
  3. Penyusunan Analisis Jabatan, Beban Kerja dan Peta Jabatan Pada Subbagian Program dan Keuangan;
  4. Pengkoordinasian penyusunan Perencanaan program, rencana kerja anggaran, dan dokumen pelaksanaan anggaran Dinas;
  5. Pengkoordinasian dan penyusunan laporan pencapaian penerapan Standar Pelayanan Minimal (SPM);
  6. Penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA);
  7. Penyusunan Rencana Kerja (Renja);
  8. Penyusunan Indikator Kinerja Utama (IKU);
  9. Pengkoordinasian dan Penyusunan Standar pelayanan Publik (SPP);
  10. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas satuan pengelola keuangan dinas;
  11. Penyusunan perencanaan, Pelaksanaan program kegiatan pada Sub Bagian  Program dan Keuangan;
  12. Penyusunan Perjanjian Kinerja (PK) dinas;
  13. Pembagian tugas, pemberian petunjuk serta pengevaluasian hasil kerja bawahan dalam pelaksanaan tugas;
  14. Penghimpunan dan pengdokumentasian data informasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan pelayanan publik, program dan kegiatan serta penyiapan bahan rapat dinas;
  15. Pelaksanaan fasilitasi pengukuran indeks kepuasan masyarakat (IKM);
  16. Pelaksanaan Pengelolaan Keuangan Dinas;
  17. Pelaksanaan Pengajuan, perubahan, pemotongan dan pendistribusian gaji pegawai;
  18. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, pengendalian dan pelaporan pelaksanaan program dan kegiatan serta realisasi anggaran dinas;
  19. Penyusunan laporan pelaksanaan program dan kegiatan serta realisasi anggaran Subbagian program dan keuangan;
  20. Penyusunan laporan keuangan dan Laporan Kinerja (LKJ) dinas; dan
  21. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

  1. Bidang Kearsipan.

 

  1. Kepala Bidang kearsipan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas melalui Sekretaris melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan kebijakan di bidang Kearsipan.

 

  1. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam angka 1), Kepala  Bidang kearsipan mempunyai fungsi :
  1. Perumusan Kebijakan teknis bidang Kearsipan;
  2. Pengkoordinasian Penyiapan standar Operasioanal Prosedur (SOP) kerja Bidang Kearsipan;
  3. Pengkoordinasian pelaksanaan analisis jabatan, analisis beban kerja dan standar kompetensi jabatan Bidang Kearsipan;
  4. Penyusun perencanaan Bidang Kearsipan;
  5. Pengkoordinasian program kerja masing-masing Sub Bidang;
  6. Pengkoordinasian program para kepala  Sub Bidang;
  7. Penilaian prestasi kerja bawahan;
  8. Pelaksanaan Layanan arsip Statis, Dinamis dan In-Aktif;
  9. Pelaksanaan restorasi dan Konservasi arsip;
  10. Penyelenggaraan pengelolaan arsip statis, Dinamis dan In-Aktif;
  11. Penyelenggaraan telaahan persetujuan jadwal retensi dan pemusnahan arsip;
  12. Penyelenggaraan penyusunan dan pengelolaan daftar pertelaan dan daftar inventaris arsip;
  13. Penyelenggaraan pelaksanaan program pemeliharaan dan perawatan Arsip Statis, Dinamis dan In-Aktif;
  14. Pelaksanaan alih media arsip;
  15. Pelaksanaan Diklat dan Bimbingan Teknis tentang Pengelola Kearsipan;
  16. Pelaksanaan Pembinaan teknis terhadap arsip dinas Instansi, Lembaga Swasta lainnya Kabupaten, Kecamatan, Desa/ Kelurahan;
  17. Pelaksanaan dalam Pemasyarakatan jabatan Fungsional arsiparis, penilaian angka kredit dan akriditas jabatan arsiparis;
  18. Pelaksanaan kajian, analisis, pengembangan Kearsipan;
  19. Pelaksanaan Sosialisasi dan Pemasyarakatan Arsip;
  20. Pelaksanaan sistem pengendalian intern;
  21. Pengendalian dan evaluasi pelaksanaan Kearsipan;
  22. Pelaporan dan pertanggungjawaban pelaksanaaan program pada Bidang Kearsipan;
  23. Pelaksanaan tugas pembantuan di Bidang Kearsipan; dan
  24. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan Bidang dan tugasnya.

 

    1. Seksi Pengelolaan Kearsipan

 

  1. Kepala Seksi Pengelolaan Kearsipan mempunyai tugas membantu Kepala Bidang melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi dalam Pengelolaan Kearsipan.

 

  1. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam angka 1), Seksi Pengelolaan Kearsipan mempunyai fungsi :
  1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan pada seksi Pengelolaan kearsipan;
  2. Menyusun perencanaan program kegiatan pada seksi Pengelolaan kearsipan;
  3. Menyiapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seksi Pengelolaan kearsipan;
  4. Menyusun analisis jabatan, analisis beban kerja dan standar kompetensi jabatan Seksi Pengelolaan Kearsipan;
  5. Memberikan petunjuk kepada bawahan;
  6. Menilai prestasi kerja bawahan;
  7. Melaksanakan pengelolaan Arsip Statis, Dinamis dan In-Aktif;
  8. Melaksanakan penilaian, pemindahan dan pemusnahan Arsip
  9. Melaksanakan telaahan persetujuan jadwal retensi dan pemusnahan arsip;
  10. Melaksanakan pengelolaan daftar pertelaan dan daftar inventaris arsip;
  11. Melaksanakan Penataan, Penyampaian, Pemeliharaan dan perlindungan arsip statis, Dinamis dan In-Aktif;
  12. Melaksanakan perawatan dan perbaikan arsip Statis, Dinamis dan In-Aktif serta penyelamatan arsip statis, Dinamis dan In-Aktif akibat bencana;
  13. Melaksanakan alih media dan reproduksi arsip statis, Dinamis dan In-Aktif;
  14. Melaksanakan persiapan, penetapan status arsip statis, Dinamis dan In-Aktif;
  15. Melaksanakan penyajian autentitas arsip statis, Dinamis dan In-Aktif;
  16. Melaksanakan pemeriksaan fisik arsip statis, Dinamis, In-Aktif dan daftar arsip;
  17. Melaksanakan monitoring penilaian dan Verifikasi terhadap fisik arsip dan daftar arsip;
  18. Melaksanakan Identifikasi Arsip Vital dan Arsip Aset Nasional;
  19. Melaksanakan perlindungan dan pengamanan, penyelamatan Arsip Vital dan Arsip Aset Nasional;
  20. Melaksanakan Pemilahan, Penataan, Pemusnahan Arsip Statis, Dinamis dan In-Aktif;
  21. Melaksanakan pemeliharaan dan penyimpanan Arsip Statis, Dinamis dan In-Aktif;
  22. Melaksanakan penelusuran dan Pelestarian Arsip;
  23. Melaporkan dan membuat pertanggungjawaban pelaksanaan program kegiatan pada Seksi Pengelolaan Kearsipan; dan
  24. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

 

    1. Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip

 

  1. Kepala Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip mempunyai tugas membantu Kepala Bidang melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi dalam Pelayanan dan Pemanfataan Kearsipan.

 

  1. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam angka 1), Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip mempunyai fungsi :
          1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan pada seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip;
          2. Menyusun perencanaan program kegiatan pada seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip;
          3. Menyiapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip;
          4. Menyusun analisis jabatan, analisis beban kerja dan standar kompetensi jabatan Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip;
          5. Memberikan petunjuk kepada bawahan;
          6. Menilai prestasi kerja bawahan;
          7. Melaksanakan Layanan arsip dinamis dan arsip statis;
          8. Melaksanakan penyajian arsip menjadi informasi;
          9. Melaksanakan pameran dan publikasi Kearsipan;
          10. Melaksanakan Jaringan Informasi Kearsipan (JIKN);
          11. Menyiapkan bahan dalam rangka penertiban naskah arsip;
          12. Melaksanakan restorasi dan konservasi arsip;
          13. Melaksanakan pengujian bahan-bahan restorasi dan konservasi arsip;
          14. Melaksanakan sistem pengendalian intern;
          15. Melaporkan dan membuat pertanggungjawaban pelaksanaan program kegiatan pada Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip; dan
          16. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

 

    1. Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan

 

  1. Kepala Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan mempunyai tugas membantu Kepala Bidang melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi dalam Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan.

 

  1. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam angka 1), Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan mempunyai fungsi :
  1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan pada seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan;
  2. Menyusun perencanaan program kegiatan pada Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan;
  3. Menyiapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan;
  4. Menyusun analisis jabatan, analisis beban kerja dan standar kompetensi jabatan Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip;
  5. Menyusun Rencana dan program kerja Bidang;
  6. Melaksanakan penilai prestasi kerja bawahan;
  7. Melaksanakan Diklat dan Bimbingan teknis tentang Pengelola Kearsipan;
  8. Melaksanakan, menyusun, perumusan  dibidang pendidikan, pelatihan sumber daya arsip dan calon arsiparis;
  9. Melaksanakan pembinaan teknis terhadap Arsip dinas Instansi, lembaga swasta lainnya Kabupaten, Kecamatan, Desa/Kelurahan;
  10. Melaksanakan kerjasama instansi dan lembaga pemerintah dan swasta lainnya, dalam pembinaan arsip;
  11. Menyelenggarakan kajian, pengembangan sumber daya arsip ;
  12. Melaksanakan kerjasama instansi dan lembaga Pemerintah dan swasta lainnya,  dalam rangka pembinaan  arsip;
  13. Melaksanakan kerja sama pendidikan,pelatihan teknis dibidang arsip;
  14. Melaksanakan pemasyarakatan jabatan fungsioanal arsiparis, penilaian angka kredit dan akriditasi jabatan  arsiparis;
  15. Melaksanakan kajian, analisis, Pengembangan Kearsipan;
  16. Menyelenggarakan kajian, pengembangan sumber daya Kearsipan ;
  17. Melaksanakan Koordinasi dengan Lembaga Pemerintah, Swasta dan Tokoh masyarakat dalam pengembangan Arsip;
  18. Melaksanakan Sosialisasi dan pemasyarakatan Arsip;
  19. Melaksanakan sistem pengendalian intern;
  20. Melaporkan dan membuat pertanggungjawaban pelaksanaan program kegiatan pada Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan; dan
  21. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

 

  1. Bidang Perpustakaan.

 

  1. Kepala Bidang Perpustakaan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas  melalui Sekretaris melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan kebijakan di bidang Perpustakaan.

 

  1. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud angka (1), Kepala Bidang Perpustakaan mempunyai fungsi :
  1. Perumusan kebjakan teknis bidang perpustakaan;
  2. Pengkoordinasian penyiapan Standar Operasional Prosedur (SOP) kerja Bidang Perpustakaan;
  3. Pengkoordinasian pelaksanaan analisis jabatan, analsis beban kerja dan standar kompetensi jabatan bidang Perpustakaan;
  4. Penyusunan Rencana dan program kerja Bidang;
  5. Pengkoordinasian program kerja pada masing-masing Seksi;
  6. Penilaian prestasi kerja bawahan;
  7. Pelaksanaan pengolahan bahan pustaka;
  8. Pelaksanaan kerjasama instansi dan lembaga Pemerintah dan swasta lainnya,  dalam rangka pengolahan bahan pustaka;
  9. Pelaksanaan penyusunan, penataan koleksi buku, deposit, biografi daerah, karya cetak, karya rekam indeks artikel majalah serta literatur lainnya;
  10. Pelaksanaan Diklat dan Bimbingan Teknis tentang Pengelola Perpustakaan;
  11. Penyelenggaraan Kajian, pengembangan sumber daya Perpustakaan;
  12. Pelaksanaan penilaian angka kredit jabatan Fungsional Pustakawan dan akreditasi jabatan Fungsional Pustakawan;
  13. Pelaksanaan kajian, analisis, Pengembangan Perpustakaan;
  14. Pelaksanaan Sosialisasi dan pemasyarakatan Perpustakaan;
  15. Pelaksanaan  sistem pengendalian intern;
  16. Pelaporan dan pertanggung jawaban pelaksnaaan program pada Bidang Perpustakaan;
  17. Pelaksanaan tugas pembantuan di Bidang Perpustakaan; dan
  18. Melaksanakan tugas lain yang oleh atasan sesuai dengan Bidang dan tugasnya.

 

    1. Seksi Layanan Perpustakaan .

 

  1. Kepala Seksi Layanan Perpustakaan mempunyai tugas membantu Kepala Bidang melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi dalam Layanan Perpustakaan.

 

  1. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam angka 1), Seksi Layanan Perpustakaan mempunyai fungsi :
  1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan pada Seksi Layanan Perpustakaan;
  2. Menyusun perencanaan program kegiatan pada Seksi Layanan Perpustakaan;
  3. Menyiapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada Seksi Layanan Perpustakaan;
  4. Menyusun analisis jabatan, analisis beban kerja dan standar kompetensi jabatan Seksi Layanan Perpustakaan;
  5. Penyusun Rencana dan program kerja Sub Bidang;
  6. Memberikan petunjuk kepada bawahan;
  7. Menilai prestasi kerja bawahan;
  8. Melaksanakan layanan sirkulasi, refrensi/rujukan, ekstensi dan layanan multimedia;
  9. Menyiapkan konsultasi teknis layanan perpustakaan, kerjasama layanan perpustakaan, memasyarakatkan minat dan budaya baca melalui kegiatan promosi perpustakaan;
  10. Memasyarakatkan minat dan budaya baca masyarakat melalui kerjasama antar instansi/lembaga terkait;
  11. Menyediakan bahan pustaka, melaksanakan penyusunan dan penataan koleksi, melaksanakan stock opname secara periodik dan penataan denah ruang layanan;
  12. Melaksanakan pendataan, pengolahan dan pelaporan statistik perkembangan layanan perpustakaan;
  13. Melaksanakan Layanan Perpustakaan baik diruang Perpustakaan maupun melalui Pustaka Keliling dalam Kabupaten Merangin;
  14. Melaksanakan sistem pengendalian intern;
  15. Melaporkan dan membuat pertanggung jawaban pelaksanaan program kegiatan pada Seksi Layanan Perpustakaan; dan
  16. Melaksanakan tugas lain yang oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

 

    1. Seksi Pengolahan dan Pelestarian Bahan Pustaka.

 

  1. Kepala Seksi Pengolahan dan Pelestarian Bahan Pustaka mempunyai tugas membantu Kepala Bidang melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi dalam Pengolahan dan Pelestarian Bahan Pustaka.

 

  1. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam angka 1), Seksi Pengolahan dan Pelestarian Bahan Pustaka mempunyai fungsi :
  1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan pada Seksi Pengolahan dan Pelestarian Bahan Pustaka;
  2. Menyusun perencanaan program kegiatan pada Seksi Pengolahan dan Pelestarian Bahan Pustaka;
  3. Menyiapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada Seksi Pengolahan dan Pelestarian Bahan Pustaka